Informativa completa Candidati assunzione/collaborazione

Chi siamo e cosa facciamo dei Suoi dati personali?
Sisma S.p.A., con sede a Piovene Rocchette (VI) in Via dell’Industria 1, (di seguito anche il “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, si preoccupa della riservatezza dei Suoi dati personali e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
Il Titolare mette in pratica al fine policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che La sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei Suoi dati personali.
Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer (DPO) che può contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate: dpo@sisma.com.
Come e perché il Titolare raccoglie e tratta i Suoi dati personali?
Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che La riguardano, quali:

• nome e cognome;
• codice fiscale;
• luogo e data di nascita;
• indirizzo;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono fisso e/o mobile;
• immagini;
• dati curriculari;
• dati idonei a rivelare lo stato di salute nell’eventualità raccolti.

I dati personali che La riguardano saranno trattati per le finalità che seguono:

 

1) la selezione del personale e/o l’avvio di una collaborazione

 

Finalità

Base giuridica

–  la ricerca di candidati per le posizioni aperte – la raccolta delle candidature e dei curricula che può avvenire mediante: annunci di ricerca del personale veicolate per il tramite di agenzie di selezione, agenzie interinali, università, inserzione su quotidiani, riviste, periodici specializzati, sito istituzionale –    l’esame dei curricula ricevuti –    l’organizzazione di colloqui selettivi –    l’inserimento nel contesto organizzativo del candidato risultato idoneo –  l’instaurazione del rapporto di lavoro/di collaborazione

Svolgimento attività precontrattuali   Adempimento di specifici obblighi Esecuzione di specifici compiti derivanti da leggi, regolamenti o contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro e/o del rapporto di collaborazione

 

I Suoi dati possono essere raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:

• provider di servizi informatici;
• società/agenzie di selezione e formazione e ricerca del personale;
• università.

 

Laddove previsto, è fatto salvo il diritto di rettifica dei dati trattati o raccolti.
I dati raccolti o comunque ottenuti dal Titolare a seguito dell’istaurata procedura di selezione per posizioni disponibili nell’ambito della sua organizzazione, salvo per quelli relativi allo stato di salute, da Lei spontaneamente rilasciati, devono intendersi necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per Il Titolare di dar seguito alle attività finalizzate a:
• valutare la Sua candidatura nel processo di selezione del personale cui il Titolare dà seguito anche per il tramite dei suoi fornitori (terzi/destinatari);
• gestire il processo di selezione dei candidati in tutte le sue fasi e gli adempimenti che ne discendono.

 

2) per la comunicazione a terzi e per la diffusione

 

Finalità	Base giuridica
comunicazione a terzi quali: –      Consulenti del lavoro –      Consulenti informatici –      Enti pubblici –      società/agenzie di selezione e formazione e ricerca del personale –      enti promotori di stage	Svolgimento di attività precontrattuali   Adempimento di obblighi di legge e/o di regolamento dipendenti dalle attività poste in essere con la procedura selettiva

 

Il Titolare non trasferisce i Suoi dati personali all’estero (Paesi Extra-UE). I Suoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.

 

La comunicazione riguarda le categorie di dati la cui trasmissione si renda necessaria per lo svolgimento delle attività e finalità perseguite dal Titolare nella gestione della procedura di selezione. Il relativo trattamento non richiede il consenso dell’interessato nel caso in cui lo stesso avvenga per dar corso agli obblighi derivanti dal rapporto instaurato o nel caso dovesse ricorrere altra ipotesi di esclu
sione (in specie la rintracciabilità di un interesse legittimo interesse dal Titolare), espressamente prevista o dipendente dalla normativa e dai regolamenti applicati dal Titolare, o anche mediante soggetti terzi individuati quali responsabili del trattamento. Laddove la comunicazione coinvolga dati idonei a rivelare lo stato di salute, le relative operazioni di trattamento avverranno con tutte le garan
zie del caso ivi comprese quelle che, se richieste in base ai rischi rilevati, determinano l’applicazione di soluzioni di pseudonimizzazione, e/o di aggregazione e/o di criptatura dei dati.

 

3) per attività di sicurezza informatica

 

Finalità	Base giuridica
– controllo e monitoraggio dei servizi esposti in rete e sulle piattaforme di pertinenza del Titolare e messi a tua disposizione per l’invio di curriculum e/o per l’accesso a posizione di lavoro/collaborazione aperte (es. i form pubblicati sulla pagina “Lavora con noi”)   – implementazione procedure di rilevazione e notificazione delle violazioni di dati personali (data breach)	Accesso alla procedura di selezione   Adempimento di obblighi di legge (rilevazione e notificazione di eventi di data breach)   Interesse legittimo

 

Come, dove e per quanto tempo vengono conservati i Suoi dati?

 Come

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati. A questi è consentito l’accesso ai Suoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che La riguardano.
Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i Suoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; controlla, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento o le cui finalità siano nel caso esaurite; verifica che i
dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti, anche in ragione della particolare natura degli stessi. Le verifiche con sentono al Titolare di valutarne la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati appartenenti a categorie particolari rispetto alla procedura di selezione attività nonché al rapporto
da instaurarsi, anche con riferimento ai dati che fornisci di Sua iniziativa.
Il Titolare garantisce che i dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non saranno utilizzati salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.

 

Dove

I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici ed elettronici, situati all’interno dello spazio economico europeo, e sono assicurate misure di sicurezza specifiche.

 

Quanto tempo

I Suoi dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività che La riguardano.

 

In particolare:

dati identificativi dati curriculari dati idonei a rivelare lo stato di salute anche se spontaneamente rilasciati

Durata della procedura di selezione Sono fatti salvi: – la limitazione del trattamento e le altre garanzie previste per i dati appartenenti a categorie particolari –   la cancellazione dei dati personali raccolti medianti curriculum inviati spontaneamente ovvero in assenza di una posizione aperta; –   l’interesse del Titolare di mantenere i dati, anche quelli da te rilasciati spontaneamente, per il tempo utile a valutare la candidatura anche per futuri rapporti di lavoro/collaborazione – l’instaurazione del rapporto di lavoro/collaborazione   Salvo eventuale contenzioso se comporta una proroga dei termini predetti, per il tempo necessario al perseguimento della relativa finalità

Dati informatici (log di accesso ai sistemi e alla rete e/o indirizzi IP)

La durata della conservazione dipende dal rischio presunto e/o rilevato e dalle conseguenze pregiudizievoli che ne derivano, fatte salve le misure per rendere i dati anonimi o atte a limitarne il trattamento In ogni caso, i dati dovranno essere conservati (con decorrenza dalla conoscenza/rilevazione dell’evento di pericolo o di data breach) per il tempo necessario a procedere alla notificazione all’autorità garante della violazione dei dati rilevati mediante le procedure implementate dal Titolare e comunque a rimediarvi

 

 

Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.

 

Quali sono i Suoi diritti?

I diritti che La sono riconosciuti ti permettono di avere sempre il controllo dei Suoi dati. I Suoi diritti sono quelli di:

• accesso;
• rettifica;
• revoca del consenso;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità.

In sostanza Lei, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la Sua richiesta, può:

• ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare
• accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
• cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i tuoi dati personali, se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della Sua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della Sua richiesta, La informerà e La metterà al corrente dei motivi della proroga.
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la Sua richiesta, può scrivere a all’indirizzo privacy@sisma.com.

 

Come e quando può opporsi al trattamento dei Suoi dati personali?

Per motivi relativi alla Sua situazione particolare, può opporsi in ogni momento al trattamento dei Suoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse, inviando la Sua richiesta a all’indirizzo privacy@sisma.com.
Lei hai diritto alla cancellazione dei Suoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla Sua richiesta.

 

A chi può proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, può presentare un reclamo all’autorità garante per la protezione dei dati personali, a meno che Lei non risieda o non svolga la Sua attività lavorativa in altro Stato membro. In tale ultimo caso, o in quello in cui la violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali avvenga in altro paese dell’UE, la competenza a rice
vere e conoscere il reclamo sarà delle autorità di controllo ivi stabilite.

Ogni aggiornamento della presente informativa La sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto Le sarà comunicato, prima di procedervi e in tempo per prestare il Suo consenso se necessario.